Todo lo que necesitas saber sobre facturación electrónica en Colombia: quién está obligado, cómo cumplir con la DIAN, qué software usar y las fechas límite.
¿Qué es la facturación electrónica en Colombia?
La facturación electrónica es el sistema mediante el cual las empresas colombianas emiten, transmiten y conservan sus facturas en formato digital con validez tributaria ante la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). A diferencia de las facturas en papel, las facturas electrónicas se transmiten en tiempo real a los servidores de la DIAN para su validación previa.
En Colombia, la facturación electrónica dejó de ser opcional para la gran mayoría de empresas. Desde 2023, prácticamente todas las empresas obligadas a facturar deben hacerlo electrónicamente bajo el sistema de validación previa.
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
Según la DIAN, están obligados a facturar electrónicamente:
- Personas jurídicas y naturales que sean responsables de IVA.
- Régimen simple de tributación con determinados ingresos.
- Grandes contribuyentes.
- Personas naturales que no pertenezcan al régimen simple pero que facturen.
La resolución 000042 de 2020 de la DIAN y sus posteriores modificaciones son la referencia legal principal. Te recomendamos consultar directamente con tu contador para confirmar si tu empresa está en alguna excepción.
El proceso de validación previa
En Colombia funciona bajo el sistema de validación previa, lo que significa:
- Tu software genera la factura en formato XML con la estructura que exige la DIAN.
- El XML se firma electrónicamente con tu certificado digital.
- Se envía a los servidores de la DIAN para validación en tiempo real.
- Si la DIAN la aprueba, devuelve el CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
- Solo entonces puedes enviar la factura al cliente (con el CUFE impreso o en el PDF).
Documentos electrónicos que debes conocer
- Factura electrónica de venta (FEV): El documento principal para ventas.
- Nota crédito: Para devoluciones, descuentos o anulación de facturas.
- Nota débito: Para ajustes al alza de una factura ya emitida.
- Documento equivalente: Para sectores como transporte de pasajeros.
- Documento soporte: Para compras a personas no obligadas a facturar.
¿Qué software usar para facturar electrónicamente?
En MatuByte S.A.S recomendamos FymApp ERP para empresas colombianas. FymApp es un ERP en la nube con facturación electrónica DIAN integrada, punto de venta, kardex y reportes gerenciales. Puedes acceder en fymappsoftware.com.
Características de FymApp para facturación electrónica:
- Facturas electrónicas, notas crédito y notas débito.
- Transmisión automática a la DIAN con validación previa.
- Certificado digital incluido o con tu propio certificado.
- Planes por folios: pagas según cuánto facturas.
- Soporte técnico en español.
Errores comunes al implementar facturación electrónica
- No habilitarse ante la DIAN como facturador electrónico antes de comenzar.
- Usar un proveedor tecnológico no autorizado por la DIAN.
- No actualizar el software cuando la DIAN cambia el schema XML.
- No conservar los archivos XML por el tiempo legal requerido (mínimo 5 años).
- No validar el NIT del cliente antes de emitir la factura.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando tiquetes de caja registradora? Sí, bajo ciertas condiciones el tiquete POS es válido, pero debes transmitir el resumen diario a la DIAN (documento equivalente POS).
¿La factura electrónica reemplaza completamente al papel? Sí. Una vez que la DIAN valida la factura, el XML es el documento oficial. El PDF que envías al cliente es solo una representación visual.
¿Qué pasa si la DIAN rechaza una factura? Debes corregir el error en el XML y enviarlo nuevamente. La factura rechazada no tiene validez tributaria.
¿Tienes preguntas sobre facturación electrónica? Escríbenos a contacto@matubyte.com y te ayudamos a elegir la mejor solución para tu empresa.
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