¿Tu estudio de arquitectura en Cúcuta sigue enviando planos por WhatsApp y perdiendo versiones?

Hola, comunidad. Soy de MatuByte S.A.S., una firma de software desde Cali, y me crucé con este foro pensando en los estudios de arquitectura que conozco en ciudades como Cúcuta. En muchos despachos pequeños y medianos el flujo real sigue siendo así: el cliente manda una referencia por WhatsApp, el arquitecto responde con una captura, el plano va por Drive, la versión final por correo, la factura por otro lado y el contrato en PDF suelto. Cuando llega la semana de entregar el proyecto, nadie sabe cuál es la versión 3 o la 4, y se pierde tiempo valioso que se podría cobrar. La pregunta es para los que trabajan en esto: ¿cómo están manejando hoy el ciclo de un proyecto arquitectónico en Cúcuta, desde el primer contacto con el cliente hasta la entrega final? Me interesa saber si usan algún software de gestión de proyectos, si siguen con Excel y correo, o si ya probaron algo tipo CRM adaptado. Si quieren, puedo compartir cómo montamos flujos similares para estudios de diseño integrando WhatsApp, Drive, firma digital y un panel de versiones por proyecto. Cuéntenme su caso y vemos qué se puede mejorar.